Los estados financieros presentan la situación económica y financiera de la empresa y son una herramienta imprescindible para la toma de decisiones, como también para medir la gestión de la administración de la empresa.
Mi objetivo con este post, es presentarte un modelo para la elaboración de los tres estados financieros básicos, con un enfoque más financiero que operativo de la contabilidad, a partir de los cuatro pilares estratégicos de la empresa y los cuatro factores que determinan el valor de la empresa.
Esos cuatro pilares estratégicos de la empresa son: Producción/operación, ventas/mercadeo, talento humano, contabilidad/finanzas. Y los cuatro factores que determinan el valor de la empresa: Los recursos, la operación/procesos, el financiamiento y la inversión.
El funcionamiento de la empresa gira entorno a esos cuatro pilares estratégicos los cuales están directamente relacionados con su estructura organizacional. Igualmente de tres factores clave que determinan el valor de la empresa los cuales miden la gestión y el éxito de la administración de la empresa, como lo vamos a ver más adelante.
En este post me voy a referir a los cuatro pilares estratégicos y a los tres factores que determinan el Valor de la Empresa, para que puedas conocer de una manera gráfica y fácil el origen de los estados financieros, a su vez, comprendas cómo se elaboran, cuál es su significado y su aplicación en la toma de decisiones.
Por ello el título de éste post “El origen de los 3 Estados Financieros Básicos de la Empresa”, es decir desde adentro, a partir de su estructura organizacional y de los factores que determinan su valor.
Como te lo he dicho, la empresa gira en torno a cuatro pilares estratégicos: Producción/operación, ventas/mercadeo, talento humano, contabilidad/finanzas. Su objetivo es el de contribuir al cumplimiento de la misión y la visión de la empresa.
Las empresas grandes cuentan con otras áreas adicionales como la de investigación y desarrollo, entre otras.
Esos cuatro pilares conforman la estructura organizacional de la empresa, es decir su organigrama.
A su vez en cada una de esas áreas se generan hechos económicos, que son plasmados en registros contables para la producción de información para la toma de decisiones.
Los registros contables que se origina en cada una de estas áreas son procesados por el área contable y financiera, la cual se encarga de la elaboración de información o estados financieros, para la toma de decisiones por parte de la dirección de la empresa.
Adicionalmente, para dar cumplimiento a la misión de la empresa esta utiliza tres factores que determinan el valor de la empresa y estos son:
Los recursos económicos conformado por activos tangibles y activos intangibles.
La operación y los procesos para producir y comercializar los bienes y servicios relacionados con su misión.
El financiamiento. Esos recursos económicos requeridos, pueden ser propios o financiados, ya sea por sus proveedores de materiales y mercancías o apalancamiento a través del sector financiero.
Aquí entonces podemos observar un tipo de estructura financiera en la que están relacionados tres factores (cuadrantes), representados en sendos cuadrantes como te lo mostraré más adelante: Los Recursos, la operación y el financiamiento.
La interrelación de estos tres factores dan como resultado el Valor de la empresa.
El cuarto cuadrante es el del valor de la inversión total, que equivale al valor total de los activos dispuestos por la empresa para llevar a cabo su misión. Valor que se ve reflejado en el balance en el extremo derecho de la ecuación patrimonial “Total activos” lo que representa el valor de la empresa.
En el proyecto para iniciar una empresa, éste valor equivale a la inversión inicial total. El mismo valor de total activos en el balance inicial de la nueva empresa.
Esta estructura financiera, la he denominado “ Valor de la inversión total de la empresa” (VITE), que es la misma que aplica como ya te lo he dicho, para iniciar una empresa o para una empresa que está en funcionamiento.
De dicha estructura se originan los tres estados financieros básicos como son:
A. Estado de Situación financiera (Balance)
B. Estado de resultados
C. Estado de flujo de efectivo (EFE)
Ahora ya sabes dónde se originan los 3 estados financieros básicos de la empresa y adicionalmente podrás no sólo conocerlos sino entenderlos.
Para ello me voy a remitir a los cuatro cuadrantes del cuadro “Valor de la Inversión Total de la Empresa” (VITE), que en otros términos representa la situación financiera y económica de la empresa, para indicar cómo surge de cada cuadrante el Balance, y el Estado de resultados y de la combinación de estos dos, con el cuadrante de financiación el Estado de flujo de efectivo.
Recordemos que en cada cuadrante se originan hechos o transacciones económicas para llevar a cabo la misión de la empresa.
Ahora, veamos cada uno de los cuadrantes con sus componentes
1. Recursos
En el cuadrante de los Recursos, encontramos los activos tangibles representados por activos como el local comercial, terreno, vehículos de transporte, maquinaria y equipo, herramientas, muebles y enseres diversos para llevar a cabo la actividad económica de la empresa como producir y comercializar sus bienes y servicios.
La inversión para la adquisición de dichos activos es lo que se denomina en este cuadrante como “Inversión en activos tangibles”
De otra parte para llevar a cabo operaciones se deberá sufragar por otras actividades que hacen parte de la inversión en activos intangibles como: capacitación y entrenamiento de personal, estudios previos del proyecto, gastos de constitución del negocio o empresa, derechos de propiedad, licencias, patentes, marcas etc.
La sumatoria de todos los activos requeridos para la producción y/o comercialización, como lo son la inversión en activos tangibles y en activos intangibles nos da el valor total de los recursos.
La inversión en activos tangibles está representadas en cuentas del activo del balance.
En los intangibles encontramos cuentas del activo diferido como pólizas de seguros, patentes, licencias, capacitación y otras que en la medida que se van causando, se amortizan cruzandolas con cuentas de gastos del estado de resultados.
2. Operación
En la operación, encontramos los procesos para la transformación de materias primas si hablamos de producción y las mercancías si el negocio es de comercialización.
Para llevar a cabo los procesos se debe involucrar mano de obra, proveedores, promoción del producto, alquileres, seguros, servicio de la deuda (pago de capital e intereses de préstamos), gastos de administración entre otros.
Para poder atender la operación la empresa requiere de Capital de trabajo para atender sin ningún contratiempo los gastos y costos totales es decir los costos fijos y variables.
Los costos y gastos totales comprende gastos por salarios, arrendamientos, servicios públicos, servicio de la deuda. Por el lado de los costos variables tenemos los inventarios de materiales y de mercancías para la venta.
En el cuadrante de operación, encontramos cuentas del estado de resultados como los gastos y los costos totales. El capital de trabajo resulta de enfrentar el activo corriente con el pasivo corriente del balance. Por lo tanto es una cuenta de balance.
La caja para pagos en efectivo y el fondo para imprevistos corresponden a cuentas de balance.
3. Imprevistos
Dentro de la actividad normal de toda empresa estará implícita la probabilidad de imprevistos como pueden ser aumento en el precio de adquisición de activos por la depreciación de la moneda, daños en maquinaria o equipos, caídas del fluido eléctrico, inundaciones etc.
Normalmente se acostumbra a provisionar entre un 5 y 10 por ciento del valor de la inversión en activos tangibles.
Las provisiones se contabilizan en cuentas del activo restando y su causación se cruza o contabiliza contra una cuenta de gastos del estado de resultados.
4. Valor de la inversión
Corresponde a la sumatoria de las inversiones en activos tangibles, inversión de activos intangibles, el capital de trabajo y los imprevistos. La sumatoria (subtotal), de las partidas clasificadas en estos dos cuadrantes, es la inversión de capital que requiere la empresa para el funcionamiento normal.
Si el capital invertido en la empresa en funcionamiento no es suficiente o si es el caso, para iniciar la empresa, será necesario conseguir financiamiento.
El valor de la inversión es equivalente al total activos del balance al cierre del ciclo contable para la empresa en funcionamiento y en el balance inicial para una empresa que se va a iniciar.
5. Financiación
La financiación o financiamiento puede provenir de dos fuentes: financiamiento interno o autofinanciamiento, es decir a través de aportes de los socios o autofinanciamiento eficiente a través de una buena gestión de cartera, cuentas por cobrar a menores plazos o gestión con los proveedores en cuentas por pagar a mayores plazos. Lo cual denota una buena gestión de tesorería en recaudos y pagos.
Financiamiento externo, a través de crédito bancario con tasas de interés razonables y a corto plazo dependiendo de la liquidez de la empresa.
Los aportes de los socios se contabilizan en el Patrimonio del balance. Las cuentas por cobrar son cuentas deudoras del activo corriente en el balance, y las cuentas por pagar son cuentas del pasivo corriente en el balance.
Los créditos bancarios se contabilizan en la cuenta obligaciones financieras Bancos nacionales del pasivo en el balance.
Los intereses que causan los créditos bancarios o de proveedores se contabilizan en cuentas de gastos del estado de resultados.
Como te has dado cuenta, ya hemos visto cómo se originan los estados financieros desde adentro de la estructuras tanto organizacional, financiera, y a através de cada uno de los cuadrantes del valor total de la inversión en la empresa.
Periodo Contable y Preparación de los estados financieros
Todos los hechos económicos ejecutados por la empresa se registran en los libros de contabilidad en forma cronológica a lo largo de un periodo y al finalizar éste, se procede a la terminación del ciclo contable ejecutando:
-
El proceso de ajuste de ciertas cuentas.
-
El cierre de las cuentas de resultados y
-
La preparación de los Estados financieros.
Este proceso, consiste básicamente en determinar de la forma más razonable posible la utilidad del ejercicio y la situación económica de la organización.
Registro contable de los hechos económicos
Ahora veamos cómo se llevan a cabo algunos registros contables para la terminación del ciclo contable y la preparación de los estados financieros.
Pero veamos, ¿qué son los estados financieros?
Los estados financieros son informes preparados periódicamente, cuya responsabilidad recae en los administradores de la empresa, y que tienen como objetivo suministrar información financiera a todos aquellos usuarios interesados en conocer los resultados operacionales y la situación económica de la empresa.
Una vez registradas todas las transacciones, y terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en los estados financieros.
Ahora veamos la estructura de cada uno de los tres estados financieros básicos.
A. Estado de Situación financiera (Balance)
El balance presenta la situación financiera del ente económico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez por año, al cierre del periodo contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se suele preparar para periodos más cortos: mensual, trimestral o semanal.
El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer información a usuarios externos de la organización, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos para la toma de decisiones financieras.[1]
Gráficamente el balance lo podemos representar de la siguiente forma:
ACTIVO + GASTOS = PASIVO + CAPITAL SOCIAL + INGRESOS
La estructura del balance presenta la siguiente forma:
Empresa
Estado de situación financiera
Al DD/MM/AAAA
Para el caso de los hechos económicos enunciados en cada uno de los cuadrantes los podemos ubicar así:
Cuadrante Recursos
Activo
Grupo de Propiedad planta y equipo
Inversión en activo tangibles: terrenos, local comercial, vehículo de transporte, maquinaria, equipo, herramientas, muebles y enseres entre otros activos fijos.
Grupo otros Activos.
Activos intangibles: pólizas de seguros, patentes, licencias, capacitación y otras
Cuadrante Operación
Grupo Activo corriente
La caja para pagos en efectivo y para imprevistos, inventarios, deudores (cuentas por cobrar), inversiones a corto plazo.
Pasivo
Grupo pasivo corriente
Obligaciones financieras bancos nacionales, proveedores
Grupo pasivo no corriente
Obligaciones financieras mayores aun año.
La diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente se le denomina como Capital de trabajo.
Cuadrante Financiación
Patrimonio
Grupo capital social
Aporte de los socios con recursos propios o financiados (externos)
Cuadrante Inversión
Total activo, equivalente a la sumatoria del activo corriente, propiedad planta y equipo y otros activos.
Así es la presentación real del balance de una empresa con sus respectivas cuentas:
[1] Fuente
B. Estado de Resultados
El estado de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.
El estado de resultados resume las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos incurridos a lo largo de un periodo contable. De la diferencia entre los Ingresos y los Costos y Gastos se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el periodo.
La estructura del Estado de resultados presenta la siguiente forma:
Empresa
Estado de Resultados
Al DD/MM/ AAAA
Para el caso de los hechos económicos enunciados en cada uno de los cuadrantes los podemos ubicar así:
Cuadrante Operación
Ingresos
Las operaciones generan ingresos por la venta de los productos y servicios ofrecidos por la empresa, los cuales se denominan como ingresos operacionales.
También pueden presentarse ingresos no relacionados con la actividad ordinaria de la empresa ocasionados por ejemplo por la venta de activo que ya no va a ser utilizado por la empresa, intereses recibidos por préstamos a los socios o a empleados entre otros. A estos se les denomina como ingresos no operacionales.
Costos y gastos
Aquí se contabilizan los materiales y mercancías para la venta adquiridos por la empresa para su transformación y venta.
Igualmente los gastos por arrendamiento, servicios públicos, mano de obra, intereses y el deterioro de algún activo.
La diferencia entre la sumatoria de los ingresos totales gastos totales presenta el resultado de ganancia o pérdida para la empresa.
La presentación vertical de la estructura del estado de resultados presenta las siguientes cuentas:
C. Estado de flujo de efectivo (EFE)
El estado de flujo de efectivo (EFE), es el informe financiero principal que presenta de manera significativa, resumida y clasificada por actividades de operación, inversión y financiamiento.[2]
EL EFE presenta la entrada y salida de recursos monetarios efectuados durante un periodo, con el propósito de medir la habilidad gerencial de recaudar y usar el dinero, así como evaluar la capacidad financiera de la empresa, en función de su liquidez presente y futura.
El Estado de flujo de efectivo se relaciona íntimamente con el Estado de resultados y con el Estado de situación financiera (balance), ya que toma los datos de éstos y los integra lógicamente, generando información valiosa que no se puede obtener mediante la lectura de los estados financieros tradicionales.
Propósito del Estado de flujo de efectivo
- Proveer información sobre los ingresos y desembolsos del efectivo de la empresa, con el fin de ayudar a inversionistas, proveedores de bienes, servicios y dinero a evaluar la posición del efectivo de la empresa.
- Evaluar la capacidad para generar dinero mediante sus operaciones normales
- Evaluar el potencial de pago de obligaciones, dividendos y las necesidades de financiamiento externo.
- Evaluar los efectos de la posición financiera de la empresa en cuanto a transacciones de financiamiento y de inversiones.
- Determinar las razones de las diferencias entre la utilidad y el flujo neto por actividades de operación.
En síntesis el propósito general del Estado de Flujo de Efectivo es informar sobre los cambios en la situación financiera en términos de liquidez y solvencia.
En el siguiente cuadro se presenta el Estado de flujo de efectivo de la empresa.
Conclusiones:
Los estados financieros se originan por las transacciones económicas presentadas en la actividad de comprar y vender que ejerce la empresa para llevar a cabo su misión.
Dichas transacciones económicas se registran en comprobantes, facturas, cheques entre otros a través de la caja. Luego esos documentos se procesan, se hace el cierre contable y se produce información, que no es otra cosas que los estados financieros para la toma de decisiones.
Conocer algunos fundamentos básicos de la contabilidad y las finanzas como los que te he presentado en este post, es importante para el éxito de la empresa.
Los cuatro pilares estratégicos de la empresa: Producción/ operación, ventas, talento humano, contabilidad y finanzas, conforman la estructura de la empresa y son generadores y procesadores de transacciones económicas.
La situación económica y financiera (Estado de resultados y balance respectivamente), está representada en el cuadro “Valor de la Inversión Total de la Empresa” (VITE), en los Recursos, la operación y el financiamiento. Igualmente en el cuadro se está representando la estructura económica y financiera de la empresa.
De esa estructura surge el Balance y Estado de resultados cuya relación da origen al Estado de flujo de efectivo EFE.
El propósito del balance es reflejar la situación financiera, del estado de resultados la situación económica y del EFE reflejar la capacidad que tiene la empresa de generar dinero mediante sus operaciones normales.
Finalmente, es a partir de las estructuras que conforman la empresa como son: los 4 Pilares Estratégicos y los Factores que le dan Valor a la Empresa, que surgen los 3 Estados Financieros Básicos de la Empresa.
Así mismo, si entiendes esas estructuras, podrás comprender de manera fácil el origen de los estados financieros y sobre todo entender su significado y su aplicación en la toma de decisiones.
Aunque este post no presenta ningún ejercicio de contabilidad y finanzas, si constituye una información gráfica para que puedas entender el origen de los estados financieros y el estándar de presentación de la información contable y financiera.
Espero que este post te pueda servir para entender el funcionamiento de tu empresa visto desde adentro, es decir teniendo en cuenta los conceptos de los 4 Pilares Estratégicos y la Estructura del Valor de la Inversión Total de la Empresa- VITE.
Ricardo Torres G.
Comprometido con tu éxito
[2] Zapata Sánchez Pedro “Contabilidad General con Base en las Normas NIIF” Edit. Mc Graw Hill Séptima Ed.
[1] Sinisterra Gonzalo- Luis E. Polanco. Contabilidad Sistema de información para las Organizaciones. Mc Graw Hill 211