Puede ser que tu contador está a medio tiempo, a tiempo completo en tu empresa o que sea un contador externo que viene y recoge la contabilidad de tu empresa y la hace en su oficina.
También puede ser que tu contador viene a tu empresa a supervisar la contabilidad que hace tu auxiliar de contabilidad.
Si contratas un contador no sólo lo haces para atender los requisitos legales de llevar la contabilidad de la empresa, seguramente lo haces para saber dónde está el dinero invertido y el que genera tu empresa.
Esto es sólo una parte de lo que le conviene a la empresa, pero ¿sabes que le debes pedir a tu contador, para conocer la situación de tu empresa?
En mi experiencia como gerente comercial en el sector financiero, encontré muchas empresas con información financiera incorrecta, imprecisa e incoherente lo cual afectaba la aprobación de crédito a mis clientes.
Dichas ineficiencias siempre me llamaron la atención y era yo como gerente que tenía que llamar al contador para pedirles aclaraciones sobre los estados financieros erróneos.
Es así como después de mucho tiempo encontré un vídeo muy apropiado en el que su autor Enrique Núñez Montenegro director de Fundapymes, expone 7 cosas que debes pedir a tu contador.
Comencemos enunciando los cinco escenarios en los que se puede desempeñar el contador.
“ El proceso contable en la empresa se puede presentar en los siguientes escenarios:
Escenario 1.
El contador recoge y procesa la documentación mensualmente
Escenario 2
El contador recoge y procesa la documentación semanalmente y entrega estados financieros una vez al mes.
Escenario 3
Una empresa un poco más grande, con más operaciones más transacciones.
El contador sigue siendo externo, pero supervisa la información procesada por un auxiliar contable dentro de la empresa.
Escenario 4
Empresa pequeña que va para mediana. Muchas transacciones, muchos clientes, muchos proveedores, produce quizá, flujo de caja más complejo, mucho más elaborado.
Contrata un Contador de planta de nómina responsable de la contabilidad de la empresa, con uno o más auxiliares a su cargo. Que probablemente lleve el flujo de caja. Lo ideal es que la empresa tenga un tesorero que maneje el flujo de caja.
Escenario 5
Hay un contador de planta (por nómina) a cargo de la contabilidad y un tesorero a cargo de la tesorería (pagos y recaudos).
Veamos ahora si, que es lo que debes pedir a un contador.
En las empresas el responsable de la contabilidad es el contador general, responsable no solo de registrar las transacciones, es responsable de la documentación contable. Esto es lo primero que debes pedirle al Contador:
1. Documentación organizada.
Todas las transacciones que realiza tu empresa para cumplir con su misión, dicho de otra manera son hechos económicos o datos que quedan consignados en comprobantes y soportes que luego son procesados por el sistema contable para generar la información que será utilizada por la administración de la empresa para la toma de decisiones.
Por lo tanto es responsabilidad del contador tener la documentación debidamente organizada y esto aplica para empresas pequeñas, medianas o grandes.
En el caso que el contador recoge y procesa la documentación semanalmente y entrega estados financieros una vez al mes, la tiene que regresar súper organizada, bien clasificada, bien codificada y bien archivada.
Bien archivada implica que debe llegar en bolsas, en carpetas y en cajas de tal manera que sea muy fácil de consultarla, de auditar eventualmente y en las empresas grandes donde la documentación es mucho mayor debe ser clasificada de acuerdo con las diferentes transacciones que en una empresa pequeña.
En una empresa mucho más grande puede ser una carpeta para las ventas, una carpeta para las compras otra para los cheques y así se van haciendo más complejos, donde podemos encontrar empresas medianas , más grandes donde la documentación de un mes es una caja completa que hay que archivarla completa en los archivos y numerarla, identificarla con números en cada carpeta.
2. Transacciones coherentes
Las transacciones tienen que ser coherentes con los registros contables, la forma en que se utilizan las cuentas contables, la creación de centros de costos para saber cuánto te deja cada negocio, una clasificación inteligente de lo que son costos fijos, costos variables, eso es lo segundo, él es responsable de que la información sea coherente sea consistente sea inteligente sea evidenciable, se pueda demostrar se pueda explicar y sustentar de la manera más adecuada.
Con la revisión del balance de comprobación los empresarios y financieros entenderán porque cada una de las cuentas contables deben explicar por sí solas y deben ser totalmente fiables y confiables porque en el balance de comprobación las cuentas contables son las que se van a utilizar para confeccionar los Estados financieros, el responsable es el contador.
3. Entregar informes antes del 10 de cada mes.
El contador debe entregar Estados financieros en los primeros 10 días de cada mes y eso aplica a todas las empresas, pequeñas, medianas o grandes; un empresario que sea ambicioso que tenga la visión de convertir su negocio a grandes alturas debe exigir que su contador le traiga los estados financieros y la documentación todos los meses independientemente del tamaño de su empresa, aunque su empresa sea muy pequeña porque él debe saber lo que pasó ayer lo que pasó el mes pasado el año pasado.
Los estados financieros tienen que ser gerenciales no fiscales es decir 100% verdaderos, tienen que mostrar la situación financiera realmente de la empresa, los resultados económicos de la empresa y deben decirle al empresario que está pasando con la plata.
Finalmente, estados financieros confiables oportunos en los primeros 10 días de cada mes.
4. Registro de libros auxiliares
Que todo lo que complementa la contabilidad y los estados financieros también sea coherente con la contabilidad de todos los registros auxiliares que lleva una empresa y complementos como por ejemplo, el control de los bancos, conciliaciones bancarias, auxiliares de bancos, los reportes de antigüedad de las cuentas por cobrar que debe estar permanentemente al día.
Que las cuentas por cobrar a los clientes reporte la antigüedad de las cuentas, las cuentas por pagar a los proveedores y los auxiliares de préstamos que tenemos con los bancos, los reportes mensuales y semanales de las ventas, los reportes de presupuesto, donde el empresario puede ver cómo se comportaron los gastos fijos de este mes con los del mes pasado, o los gastos fijos de lo que va de este año con el mismo periodo del año pasado.
El contador es responsable de toda la información que conforma los estados financieros, para el empresario no es suficiente contar con estados financieros que muchos lamentablemente no lo tienen.
Para el empresario no es suficiente recibir los estados financieros, es necesario contar con mucha más información para la toma decisiones.
5. Gente capaz y comprometida
Que la gente que trabaja en la empresa a cargo de las diferentes labores y que tienen que ver con la contabilidad, digamos los auxiliares contables por ejemplo, sean gente realmente capaz de hacer lo que están haciendo, que sean responsables y que sean necesarios, así que en este quinto punto, pedirle al contador que también asuma responsabilidad sobre la gente que la empresa tiene a cargo de la contabilidad, los auxiliares contables básicamente o el que lleva las conciliaciones bancarias.
6. Presentar las Declaraciones
El contador es responsable de presentar la declaración de impuestos al Gobierno, y a otras instituciones, también las diferentes tipos de declaraciones a tiempo y a tiempo significa, nunca el último día, tienes que exigir que todas estas declaraciones en al menos 5 días antes y la declaración del IVA que está para el 15 de cada mes, él debe presentarla el 10 de cada mes.
Si la declaración de renta está para presentarla el 15 de marzo como en muchos de nuestros países que la tenga el 15 de febrero, es decir nunca andar contra el límite del tiempo.
Es una pésima costumbre que el empresario cae, cuando acepta que eso sea normal y el contador falla porque se acostumbra trabajar en los límites del tiempo.
Claro si acepta la recomendación de que los Estados financieros ( numeral 3), que te mencione, que estén antes del 10 de cada mes en tu empresa, esto obliga a que el contador mantenga una contabilidad completamente el día y si los estados financieros tienen que estar el 10 de cada mes, la contabilidad va a tener que estar terminada el 5 de cada mes, para que él tengas 5 días para mandar a revisión la contabilidad al auditor quien la supervisa, al consultor externo, al gerente y luego para preparar los estados financieros.
Porque cuando digo que debe tener los estados financieros para el 10 de cada mes yo digo presentados, sea que los manda por correo para que el gerente los vea.
No es suficiente, el contador debe pedir su reunión para presentar los estados financieros, los estados financieros tienen que estar listos y ya presentados a la gerencia general antes del 10 de cada mes, mira qué importante es lo que te estoy diciendo con respecto a la contabilidad.
7. Mantenerse Actualizado
No supongas que el contador es un profesional actualizado, tienes que verificar que sea un contador que se esté actualizando, entonces lo séptimo que tienes que pedirle es que éste se mantenga actualizado en su propia profesión pero también en toda la legislación que tiene que ver con tu empresa, la que está atendiendo.
El contador tiene que estar en la capacidad de atender cualquier situación contable o legal que se presente extraordinariamente en la empresa. Si no cuenta con el conocimiento requerido deberá consultar a los estamentos correspondientes para brindar la asesoría que sea requerida.
De ninguna manera es justo que el gerente de la empresa tenga que incurrir en gastos adicionales por concepto de consultoría o asesoría si la situación está al alcance del contador.
Entonces repito tienes que pedirle a tu contador o percatarte que el está realmente actualizado, de que se mantenga al día con su propia profesión, que no colgó el título que obtuvo hace 20 o 30 años y que se mantiene actualizado leyendo las leyes, las nuevas aplicaciones que se mantiene cercano al colegio, a la entidad donde se afilian los contadores.
En cada país hay colegios profesionales o instituciones que los agrupan a los contadores y los mantienen actualizados para que puedas estar seguro que cuentas con una persona responsable, profesional y actualizada también con tu empresa.”
Ricardo Torres G.
Comprometido con tu éxito