La contabilidad es un sistema que procesa los datos originados por las actividades y los negocios desarrollados por la empresa, cuyo objetivo es generar información para toma de decisiones acertadas.
Todas las actividades de una empresa como producir, comercializar, comprar, vender, operación, inversión y financiación entre otras, generan hechos económicos que son procesados a través de la contabilidad para producir información.
Ese proceso contable en la empresa es necesario para conocer los estados patrimoniales de la misma.
El proceso contable implica registrar las partidas que generan los hechos económicos en las cuentas del activo, del pasivo, del patrimonio que conforman el Estado de situación financiera (balance) y en las cuentas de ingresos y de gastos que conforman el Estado de resultados.
El balance está representado por la ecuación contable donde, el Activo es igual a la suma del pasivo con el patrimonio.La diferencia entre el activo y el pasivo es igual al patrimonio neto.
Adicionalmente al enfrentar los ingresos con los gastos el resultado para la empresa puede ser una ganancia o una pérdida la cual afecta de manera positiva o negativa el patrimonio.
Las partidas de las cuentas se registran por partida doble, es decir que un débito genera un crédito o más de un debito o más de un crédito para que la operación quede cuadrada o equilibrada.
Las partidas débito y crédito se presentan en el balance de prueba a dos columnas y la sumatoria de cada una de las columnas deberán ser iguales lo cual determina que la operación contable se encuentra cuadrada, para generar así la información contable (estados financieros).
La contabilidad en la empresa, es llevada por personas capacitadas de manera técnica, profesional o empírica pero está debe ser validada y aprobada por un contador profesional titulado quien firmará junto con el gerente, los estados financieros que genera el sistema contable.
En épocas pasadas cuando no se contaba con la tecnología que conocemos hoy (automatización), la contabilidad se llevaba de forma manual o mecanizados a través de registros que se asentaban en notas contables para luego ser registrados manualmente en los libros auxiliares columnarios para cada una de las cuentas de la empresa, cuyos saldos se asentaban inicialmente en hojas de trabajo donde se elaboraba el balance de prueba, los ajustes, el balance general y el estado de pérdidas y ganancias.
Con la mecanización del sistema contable el proceso contable se comenzó a efectuar en máquinas contabilizadoras y sus registros en hojas también denominadas libros auxiliares.
Hoy día con la automatización de la contabilidad a través de las múltiples aplicaciones que existen en el mercado, los empleados del área contable de la empresa ya no perciben la mecánica del sistema contable, solamente se encargan de digitar operaciones y el sistema automáticamente produce la información financiera.
Es más, ya no es necesario registrar las operaciones en el área de contabilidad de la empresa, esto lo hacen en línea los cajeros, asesores, y vendedores, para cada una de las operaciones que ejecutan en sus funciones.
El sistema se encarga de producir automáticamente la información contable al finalizar las operaciones del día.
Ese es el caso del software administrativo de Contapyme el cual cuenta con un módulo de automatización de documentos, que automatiza mediante asistentes especializados la contabilización (débitos y créditos) de operaciones relacionadas con: comprobantes de ingreso, de egreso, pagos y abonos a cartera o proveedores, entre otros.
Lo que estamos viendo entonces, es que hoy día la operación contable prácticamente no es vista por los empleados de la empresa, quienes no necesitan saber de contabilidad, sólo ingresar la operación que están ejecutando y el sistema se encarga de producir automáticamente la información financiera.
Esto no quiere decir que la contabilidad no sea importante para la empresa, otra cosa es que la carga operativa del centro contable ha desaparecido prácticamente, pero igual sigue siendo la fábrica de la información contable.
Siendo así, te estarás preguntando ¿por qué la contabilidad es tan importante para la empresa?
Claro que si, la contabilidad es importante para una empresa bien sea grande, mediana, pequeña e incluso para un micro emprendimiento.
Veamos ahora, por qué la contabilidad es tan importante para la empresa:
Como ya he mencionado, en la contabilidad se registran los hechos económicos de la empresa y genera información que adicionalmente permite conocer la rentabilidad que busca la empresa, es decir la diferencia entre los precios que tienen los bienes y servicios en el mercado y su costo.
Adicionalmente la contabilidad:
- Permite conocer el flujo de caja generado por las operaciones diarias.
- Conocer la liquidez de la empresa , es decir la relación entre los activos corrientes y pasivos corrientes, para cumplir con sus compromisos y así poder mantenerse.
- Para hacer una planeación financiera a corto plazo, como también a largo plazo.
- Conocer el impacto de las cuentas del activo y pasivo corrientes en el capital de trabajo.
- Para determinar el capital de trabajo de la empresa.
- Para generar información financiera es decir Estado de situación financiera (balance), Estado de resultados, Estado de flujo de efectivo, Estado de cambios en el patrimonio entre otra información financiera.
- Para tomar decisiones acertadas y conocer la situación financiera y económica de la empresa a través del balance y del estado de resultados.
- Para evaluar las decisiones que a futuro se tomarán.
- La contabilidad es la herramienta fundamental en la empresa para llevar adelante sus objetivos.
Me gustaría saber como te ha parecido este post, y qué otros temas te gustaría conocer para ponerlos en práctica en tu negocio o empresa.
O si te gustaría conocer un sistema contable o aplicación que pueda ayudar a la gestión administrativa y contable de tu empresa no importante el tamaño de esta.
¿Recuerdas que arriba te comenté que en el mercado existen aplicaciones o software para llevar la contabilidad de la empresa?
Entonces, te comento que soy distribuidor asesor de Contapyme, un Software contable y administrativo para pymes.
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Ricardo Torres G.
Comprometido con tu éxito
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