El dominio de los fundamentos contables y financieros: Parte del éxito de tu negocio

Generalmente lo que hace un emprendedor al iniciar un negocio es entusiasmarse con el desarrollo de su producto o servicio y la estrategia de ventas. Pero dejan de lado una parte fundamental para el éxito a largo plazo: el dominio de los fundamentos contables y financieros. Esto es algo muy común, incluso entre los dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes), que pueden operar durante años sin una administración ordenada.

Debes tener claro que los números de una empresa van más allá del pago mensual de impuestos, como también pensar en hacer un mejor uso de la información contable para la toma de decisiones sobre la operación y la estrategia a largo plazo de la empresa.

“La contabilidad y las finanzas son dos herramientas diferentes, pero complementarias”

 La contabilidad es una técnica que registra la información generada por el negocio, agrupándola por fechas y por acciones. Por ejemplo, las ventas del negocio en un mes o pago a proveedores. Con estos datos se generan los estados financieros todos los meses.

Las finanzas permiten analizar toda esa información generada en el pasado, verificar qué tan eficiente es la operación de la empresa y tomar mejores decisiones hacia el futuro. Como explican los especialistas, piensa en la información financiera como en una radiografía del negocio, que te dice qué le duele y cuál es la medicina para curarla.

“La buena noticia es que no hace falta que seas un experto en contabilidad o estudiar una maestría en finanzas, sino entender los fundamentos. Después de todo, siempre tendrás que contratar a un Contador que te asesore”, dice Fernando Mata Camacho, director de Marketing de FG Electrical, una empresa de la Ciudad de México que se dedica a la fabricación y venta de equipos de media tensión a través de distribuidores.

Estoy de acuerdo con la afirmación que hace el señor Mata, que no se requiere ser un experto, no obstante con esa advertencia se de muchos emprendedores que no buscan la asesoría contable y de acuerdo a mi experiencia esta es una de las mayores dificultades que enfrentan los emprendedores porque esta limitación no les permite conocer la situación (balance), ni los resultados de su negocio y mucho menos la capacidad de generar efectivo (flujo de fondos), lo que los lleva a manejar la caja del negocio como el bolsillo para sus gastos personales.

El caso de la empresa Marketing de FG Electrical que te voy a transcribir más adelante cae como anillo al dedo, para que puedas comprender de una manera práctica la importancia que tiene los fundamentos contables y financieros, y sobre todo lo que debes saber para el éxito de un negocio o empresa.
Fue precisamente gracias a una mejor lectura de sus estados financieros y contables cómo este negocio familiar superó la crisis económica de 2008. Y sus directivos no sólo evitaron bajar la cortina, sino que a partir de ahí implementaron nuevas estrategias y lograron un crecimiento acelerado, que incluyó la apertura de tres nuevas divisiones de negocio.

Este es el caso de Marketing de FG Electrical que transcribo textualmente de soyentrepreuner.com

“Según Fernando, también es importante contar con las herramientas, procesos y sistemas tecnológicos necesarios para registrar esos datos, tenerlos a la mano en el momento preciso y elaborar estadísticas.

Lo que debes saber

Como mencionamos, los datos contables registran las operaciones del negocio después de los hechos, con reportes mensuales, trimestrales o anuales.
Las empresas que le sacan el máximo provecho a esa información son aquellas que la utilizan para hacer análisis financieros y tomar decisiones sobre temas como la eliminación de una línea de producción, el manejo de inventario la política de cobranza.

Considera que existen cuatro estados financieros básicos que debes aprender a interpretar, para llegar realmente al fondo de los problemas de tu negocio o identificar nuevas áreas de oportunidad.

1. Balance general.

Es una fotografía de la empresa en un momento determinado: por ejemplo, cómo está al 31 de diciembre de 2011. Básicamente, te dice con cuántos recursos cuentas (activos), cuánto debes (pasivo), y cuánto generó la empresa y aportaron los socios (capital contable). Por eso, los activos son iguales a la suma del pasivo y el capital contable.

2. Estado de resultados.

Es un estado financiero dinámico, una especie de película que siempre está referida a un periodo, señala Martínez Gamboa. Te muestra cómo se dio la operación de la empresa durante un periodo a nivel de ventas, flujo de efectivo, gastos, endeudamiento, etc. Por ejemplo, de enero a marzo de 2012. El resultado final es una utilidad o una pérdida. Ten cuidado cuando lo analices –advierten los dueños de FG Electrical–, porque “este reporte indica cuánto ganas, no cuánto tienes en el banco, ni cuándo cobras. Te puede decir ‘hiciste mucho dinero’, pero tal vez todo lo tengas en inventario o en cuentas por cobrar”.

3. Estado de flujo de efectivo. 

Te permite saber cuánto dinero realmente le está entrando a tu negocio (cash flow).

4. Estado de cambios en el capital contable.

Presenta información relevante sobre los resultados de la compañía y los movimientos en la inversión de los accionistas durante un periodo determinado. En otras palabras, muestra el incremento o decremento en el patrimonio de las empresas, derivado de dos tipos de movimientos: los inherentes a las decisiones de los accionistas y a las utilidades o pérdidas.

La información es poder. Y en el caso de los números de tu negocio, si sabes interpretarlos podrás tener un diálogo más productivo con tu contador. Por ejemplo, podrás decidir cuál es el plazo para pagar un crédito que más te conviene, dependiendo de tu flujo de efectivo. O determinar el momento indicado para colocar un nuevo pedido de mercadería, de acuerdo al tiempo que tarda en desplazarse tu inventario.

La obligación del contador es generar la información y entregarla de forma ordenada, y la tuya es interpretarla y tomar mejores decisiones. Por ello, es recomendable que por lo menos te reúnas con tu contador una vez al mes. Y atención: esta junta debe ser dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al periodo a analizar.

  Cuentas en orden

Gonzalo y Fernando Mata Camacho, director de Operaciones y de Marketing de FG Electrical, respectivamente, pueden dar testimonio de la ventaja que significa para un empresario comprender la dinámica contable y financiera de su negocio. La compañía, que hoy tiene 25 años en el mercado, utiliza insumos importados en su proceso de fabricación y, por ello, maneja precios de venta en dólares. Hace cuatro años, en plena crisis financiera mundial, la moneda mexicana se devaluó y las constructoras (principal consumidor final de sus productos), disminuyeron significativamente sus órdenes de compra.

“Las crisis te ponen a reflexionar, pues básicamente las ventas caen, te dejan de pagar los clientes y puedes llegar a tener problemas con el flujo de efectivo”, comenta Gonzalo. La solución fue contratar un gerente comercial que estableció políticas de ventas, de crédito y descuento muy claras y estrictas. “Nos organizamos mejor y profesionalizamos la empresa”, agrega Fernando.

Con el estado de resultados bajo la lupa, los directivos pudieron cortar gastos innecesarios y darse cuenta de que, por ejemplo, no tenían un buen control de los presupuestos. “El estado de resultados era positivo y creíamos que todo iba bien”, recuerda Fernando. Pero una cosa es cuánto estás ganando, cuánto estás efectivamente cobrando y cuánto tienes en el banco para cubrir tus diferentes gastos en determinado plazo.

Como la mayoría de las empresas, FG Electrical debe tener liquidez a fin de mes. “Es cuando nos llegan las buenas oportunidades y, si tenemos el dinero disponible en ese momento, podemos hacer buenos negocios”, dice Gonzalo.

Al manejar mejor su flujo de efectivo, la empresa fue capaz de aprovechar mejor los descuentos por pronto pago y pudo incursionar en nuevas áreas del negocio, como las conexiones de fibra óptica.

Los hermanos sostienen que estar en constante contacto con tu contador te permite medir bien los riesgos. “El emprendedor siempre tiene ganas de seguir empujando y el contador es como el freno de mano, que te alerta y te pone a reflexionar que pueden venir tiempos de vacas flacas”, aseguran.

Por ello, recomiendan tener un amplio conocimiento del mercado en el que te mueves y de su dinámica (por ejemplo, si tienes un restaurante, ¿cómo se mueven los precios de los alimentos según las estaciones del año?). Además sugieren hacer tres pronósticos de resultados: el regular, otro por si las cosas salen muy bien, y otro pesimista.

Para llevar una administración contable y financiera inteligente, otra sugerencia es adquirir un software de administración contable. Busca un sistema que te ayude a registrar y controlar la operación y que a su vez sea flexible. La idea es contar con una herramienta amigable que entiendas, cubra tus necesidades y no se limite a generar reportes, sino que te ofrezca información valiosa como estadísticas para realizar proyecciones financieras.

En el mercado existen soluciones integrales con un sistema de contabilidad que procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de una empresa. Como también otras aplicaciones que ofrece distintos productos para llevar la nómina, la contabilidad y la factura electrónica.

También hay otras alternativas en el mercado del software contable y financiero para un negocio que va comenzando y cuenta con menores recursos con sistemas que ofrece a las empresas no sólo el servicio de facturación electrónica, sino también tener acceso en tiempo real sobre ventas, generación de estadísticas de ingresos y gastos, validación de facturas de proveedores y ubicación geográfica de los clientes.

Gonzalo y Fernando han aprendido que la interpretación de los números es clave para llevar un negocio a la meta del crecimiento. Gracias al trabajo en conjunto con sus contadores y asesores, desde hace cuatro años FG Electrical sabe bien en qué invierte, por qué y cuál será el retorno de esa inversión. Por eso, ahora tiene entre sus planes incursionar en Estados Unidos y América Latina.

Para concluir,  llevar una buena contabilidad es mucho más que pagar los impuestos a fin de mes. Si entiendes y aplicas mejor las herramientas contables y financieras, tu empresa logrará mejores resultados.

Espero que los fundamentos contables y financieros que se hacen evidentes para el caso de la empresa FG Electrical, también los puedas aplicar a tu negocio o empresa para que puedas lograr el éxito.

Ricardo Torres G.
Comprometido con tu éxito