Estamos enfrentando tiempos difíciles por culpa de la crisis originada por la pandemia del Covid- 19 la cual ha ocasionado un aislamiento social total y por ende el cierre temporal de negocios y empresas, algunas probablemente cierren sus puertas definitivamente.
Seguramente muchos emprendedores y empresarios antes de cerrar se hayan preguntado: ¿Cómo enfrento esta crisis en mi negocio?
Yo también me he preguntado cómo enfrentar esta crisis en mi negocio, por ello he consultado varios medios para encontrar consejos o recomendaciones que ayuden a paliar esta situación crítica.
Es así como encontré en YouTube un vídeo de Enrique Núñez Montenegro consultor de empresas y director de Fundapymes en el que presenta ” 7 consejos para enfrentar la crisis financiera en tu empresa provocada el Covid- 19”
Por ello he preparado un resumen que incluye los 7 consejos que te podrán servir para consolidar la empresa y prepararla para situaciones futuras o para encontrar oportunidades.
Estos son los 7 consejos
Consejo No. 1
Establecer un presupuesto y un flujo de caja para los próximos 60 meses
El presupuesto y el flujo de caja trabajan mancomunadamente son una perspectiva diferentes para las finanzas de tu empresa. El flujo de caja es una herramienta complementaria del presupuesto.
El presupuesto proyecta el estado de resultados es decir proyecta las ventas y el costo de mercancías necesarias para esas ventas. Proyecta los costos en que se van a incurrir cada mes pero no proyecta el flujo de caja, es decir en que momento se van a convertir esas ventas en dinero. No proyecta en que momento se va a pagar esas compras no proyecta en que momento se van a pagar esos gastos. Eso lo hace el flujo de caja.
En el presupuesto se proyectan las ventas en el mes en que se facturan, en el flujo de caja se proyectan las ventas en el mes que se cobran y se le llama cobro por ventas de crédito.
En el presupuesto se proyectan las compras en el mes en que se consume el producto, es decir en el mes que se realiza la venta y que se convierte esa mercancía en un costo de ventas.
En el flujo de caja se proyecta el momento en el que se le paga al proveedor el dinero producto de esas compras.
Igual los gastos se proyectan en el presupuesto en el momento que se van a consumir esos gastos, en el flujo de caja en el momento que se van a pagar.
El presupuesto y el flujo de caja son dos herramientas de control gerencial que se recomienda para cualquier tiempo bien sea en bonanza o en crisis. Y le permite al empresario proyectar a futuro lo que le podría pasar
Para la elaboración de los presupuestos en aconsejable tener en cuenta o más bien considerar tres escenarios que estarán relacionados con las ventas y los cobros, teniendo en cuenta datos históricos de ventas y de los cobros.
Un escenario verde o positivo. En el que se considera que las cosas no va a ir tan graves que el nivel de las ventas se va a recuperar en uno o dos meses o antes . Por ejemplo una caída de un 10 o un 15 por ciento.
Escenario rojo o negativo , el escenario extremo en el que se consideran que las ventas pueden caer de una manera más dramática en más de un 50 por ciento por ejemplo
En el centro un escenario azul o conservador en el que se proyecta una caída intermedia en las ventas y en los cobros una caída en las ventas de un 20 o 40 por ciento por ejemplo.
Con base en esas facturación vamos a proyectar las compras y vamos a proyectar los cobros.
El consejo número uno prepara a 12 meses (un año) el presupuesto y el flujo de caja y posteriormente los cuatro años restantes.
Consejo No. 2
Revisa tus deudas y negocia con tu banco la forma de pago para los próximos 6 meses
Elaborar una matriz de obligaciones financieras, no las deudas con proveedores, sino las deudas que te financian capital de trabajo, deudas a seis meses, a un año, deudas con garantías hipotecarias, prendarias normalmente adquiridas con bancos, o inversionistas externos.
Relacionar las cuotas de pago, tasas de interés, cuanto se paga mensualmente o trimestralmente como amortización y con base en el flujo de caja establecer la posibilidad real que podrías tener en los próximos tres meses para acogerse a los beneficios que ha establecidos el gobierno a través de los bancos para ayudar a las empresas en esta crisis.
Igual los gobiernos han pospuesto los pagos de los impuestos de IVA y otros impuestos para ayudar a las empresas, para que no se paguen en los próximos tres meses sino que se paguen en meses posteriores.
Elaborar presupuestos y flujo de caja con proyecciones a un año, pago de cuotas mensuales, intereses, amortizaciones. Proyectar la situación real con base en los presupuestos y el flujo de caja para hacer pagos en 3 meses o en 6 meses y preparar una carta para solicitar un acuerdo de pago o propuesta concreta de financiación al banco.
Consejo No. 3
Revisa los costos y los gastos en tres grandes categorías
Aquí se proyectan cada uno de los gastos por unidades de negocios, por centros de costos y se dividen en tres grandes grupos en las siguientes categorías:
3.1 Costos variables. Que dependen o están relacionados directamente con las ventas, como las comisiones sobre ventas, costo de mercancías vendidas, bonificaciones, costos de transporte
3.2 Gastos fijos en el cual se deberá considerar específicamente los gastos relacionados con el personal es decir con la nómina, o salarios, prestaciones sociales, otros costos vinculados como las pólizas de vida, servicios profesionales como honorarios.
3.3 Costos fijos que no están relacionados con las ventas y con personal aquí se deberá evaluar los gastos relacionados con arrendamientos, pólizas de seguros, servicios, honorarios, gastos financieros entre otros diferentes a los gastos por nómina.
Todos estos se comportan de manera diferente. Los variables se relacionaran con las ventas y del volumen de están dependerá la utilidad y la rentabilidad.
En los gastos fijos relacionados con el personal sirven para decidir con que personal vamos a contar, si van a trabajar medio tiempo, o por teletrabajo y cuantos se tendrán que despedir.
Con los costos fijos para llegar a acuerdos de pago de arrendamientos, servicios públicos, gastos de transportes. Reducir gastos o cerrar sucursales temporal o definitivamente.
Consejo No. 4
Analizar tu capital de trabajo
Utilizar los estados financiero para el caso el estado de situación financiera o balance para analizar cómo está compuesto e el capital de trabajo y cómo rota.
El capital de trabajo está conformado por el efectivo, bancos, cuentas por cobrar y los inventarios denominado también como el activo circulante. Los tres rubros más importante son fondos disponibles, cuentas por cobrar e inventarios. Estos recursos se utilizan para pagar las deudas de corto plazo, es decir las deudas que se deben pagar en los próximos doce meses denominados pasivo circulante, pasivo de corto plazo.
La diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante es igual al capital de trabajo.
Supongamos que tienes 300 mil dólares en activos circulante y 200 mil dólares que le debes a tus acreedores pasivo circulante entre ellos los acreedores la diferencia es de 100 mil dólares y esta es la que llama capital de trabajo. Este es el margen de seguridad de la empresa.
Se le llama activo circulante y pasivo circulante porque las cuentas que los componen están rotando permanentemente. El efectivo en la empresa se mueve todos los días, entra efectivo y sale efectivo.
El capital de trabajo es igual a la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. La cuentas por cobrar, se vende a crédito y se recauda el valor de las facturas, igual con los proveedores, se compran mercancías y se pagan las mercancías a los proveedores las facturas del mes pasado o de meses anteriores.
Analizar la rotación del capital de trabajo, si estas cobrando a 30 días ya no lo podrás hacer probablemente a 60 o a 90 días. Lo contrario con los acreedores o proveedores si pagabas a 30 días ya no podrás pagar a 30 sino a 60 días o más porque ya no tienes dinero. En ambos casos la rotación será más lenta.
Con los inventarios sucederá lo mismo, la rotación será más lenta por la disminución en las ventas.
Todo esto conlleva a la disminución del capital de trabajo y a la necesidad de pedir financiamiento.
Consejo No. 5
Analiza cada uno de tus productos o negocios y elimina aquellos que no tienen potencial de ganancia.
Determinar cuál es la verdadera ganancia de un producto. Si comprabas a 100 dólares y lo vendías en 150 dólares tenias un margen de contribución de 50. Porcentualmente la rentabilidad será de 33,3% (50/150).
Hay actividades económicas que presentan productos de bajo margen pero de alto volumen de ventas. Negocios con márgenes de contribución de un 7 u 8 por ciento. Se debe conocer el margen de contribución para cada uno de tus productos.
Entonces se debe hace una matriz de margen de contribución por productos que muestre cuanto cuesta, en cuanto se vende y cuál es el margen de ganancia por producto. Dividendo el margen de ganancia entre el precio de venta y no entre el precio de costo.
Este análisis de rentabilidad se debe hacer por nivel de categorías los cuales deben tener un nivel de rentabilidad atractivo.
Por lo tanto debe hacerse un análisis de rentabilidad por producto y un análisis de rentabilidad por categoría
También debe hacerse un análisis de rentabilidad de negocios.
Un negocio puede ser una sucursal con costos y gastos propios con los cual produce una ganancia operativa. Lo cual permite medir la rentabilidad de cada negocio.
Si las ventas de uno de estos negocios no alcanza a cubrir todos sus costos, es decir si no hay una utilidad operativa, hay que cerrarlo.
Hay otros negocios que no son sucursales, como departamentos, clientes vip que hacen el 80 porciento de tus ventas, como grandes clientes empresas, entidades de gobierno. A estos también hay que hacerles un análisis de rentabilidad, dado que también tienen costos de operación, mantenimiento y financiamiento.
En resumen un negocio son: productos, categoría de producto, sucursal, división, una agencia, clientes más importantes, un proveedor, una marca que representas etc.
Con este análisis podrás eliminar los negocios que no son rentables para tu empresa.
Aquí el análisis no es de un financiero, el análisis se facilita mas a un empresario comercial que conoce los negocios y sabe como se está moviendo la competencia y cómo pueden competir.
Consejo No. 6
Analiza tus ventas y proyectarlas para los próximos 12 meses.
Analizar las ventas y proyectarlas por clientes por negocios, categorías. Para hacer este análisis debes tener en cuenta los pasos anteriores: los costos y gastos, la rentabilidad, el capital de trabajo.
Aquí con tus comerciales, con tus vendedores vas a proyectar las ventas de los próximos 12 meses.
Realmente un mes para el análisis es mucho tiempo. Lo ideal es tener metas de ventas semanales y hacer mediciones todos los lunes. Es más fácil impactar y saber que está pasando en el mercado si la evaluación se hace cada semana que cada mes. En total se harán 52 semanas al año para cada uno de tus productos, de todos tus negocios de tus clientes y los próximos cuatro años si los puede proyectar mensualmente.
Consejo No. 7
Elije las personas que vas a dejar en tu empresa y que formaran parte de tu equipo de trabajo.
La empresa cuenta con cuatro pilares básicos para su funcionamiento: Producción, ventas, talento humano y contabilidad/finanzas.
El talento humano es una de los pilares más importantes de la empresa. Todas las áreas son importantes pero el talento humano es la primera clave del éxito en las empresas.
Un buen equipo, talentoso, comprometido, responsable es importante para la supervivencia de la empresa por lo tanto es importante mantener el talento humano más productivo y liquidar los improductivos que son los que hacen daño a la empresa.
Determinar quienes se quedan y quienes no se quedan. Es importante no escatimar los gastos que representa liquidar a las personas. Es más costoso mantener personal improductivo.
Lo recomendable es quedarse con los productivos y con los rescatables y ofrecerles programas de capacitación y formación.
La clave del éxito es poner en tu empresa a la gente adecuada para el puesto que están desempeñando gente que sea talentosa y muy capaz.
En conclusión como habrás podido observar los siete consejo aunque se desarrollan independientemente están relacionados entre sí.
Finalmente si hacemos lo correcto en este momento de crisis, lo que no habíamos hecho como eliminar productos o negocios poco rentables, podemos levantar la empresa y hacerla más grande , más exitosa, mas rentable, y de paso ayudar a las familias, la sociedad, el mundo y ser más solidarios no solo para generar riqueza a sus dueños sino bienestar a las familias de quienes trabajan en la empresa.
Ricardo Torres G.
Comprometido con tu éxito